Komunikasi Dalam Tulisan

A. Penulisan Kabar atau Berita

Menulis berita merupakan upaya menyampaikan kabar atau sebuah informasi mengenai sesuatu hal atau kejadian dalam bentuk tertulis. Seorang penulis berita yang baik dapat menuliskan sebuah berita dengan lengkap dan komunikatif, sehingga pembaca berita dapat memahami segala sesuatu yang disampaikan dalam berita tanpa kesulitan dan tanpa adanya kesalahan tafsir.

Adapun kelengkapan dalam sebuah berita harus meliputi unsur-unsur pertanyaan 5W+1H, yaitu what, who, when, where, why dan how.

B. Penulisan Pesan-Pesan Persuasive

Persuasif merupakan suatu usaha mengubah sikap, kepercayaan atau tindakan untuk mencapai suatu tujuan. Di dalam organisasi, pesan persuasive dimaksudkan untuk menjual ide atau gagasan kepada orang lain, memberi saran agar prosedur operasional lebih efisien, mengumpulkan suatu dukungan untuk kegiatan tertentu dan meminta bantuan dana bagi pembiayaan suatu proyek tertentu.

Pesan-pesan persuasive dapat dikatakan sebagai pesan-pesan rutin yang dimulai dengan melakukan:

• Analisis audiens
• Pertimbangan perbedaan budaya
• Memilih pendekatan organisasional

C. Korespondensi (Surat Menyurat)

Korespondensi merupakan berbagai macam aktivitas pertukaran informasi melalui media surat-menyurat dalam menunjang aktivitas bisnis. Korespondensi memiliki tiga bagian penting, yaitu surat keluar, surat masuk, dan penyimpanan surat (arsip).

1. Surat keluar, menggunakan lembar kertas standar yang berisi logo, nama, alamat, nomor telepon, fax dan e-mail perusahaan dan diberi nomor dan kode tertentu.

2. Surat masuk, ditampung dulu dibagian secretariat, kemudian dicatat, dan didistribusikan pada bagian yang menangani surat tersebut.

3. File (arsip), penyimpanan surat yang dapat dilakukan oleh masing-masing bagian atau diusatkan di secretariat.

Sumber:

1. http://slideplayer.info/slide/3167245/

Komunikasi Lisan dan Negosiasi

A. Komunikasi Lisan dalam Rapat

Di dalam pertemuan dan rapat setiap peserta harus menyadari posisinya didalam forum tersebut. Tiap peserta hendaknya:

1. Mampu berkomunikasi secara jujur, terbuka dan bertanggung jawab.

2. Mampu berperan sebagai komunikator yang berpartisipasi aktif namun tidak memonopoli suatu pembicaraan.

3. Mampu berperan sebagai komunikan yang sangat responsive namun tidak emosional.

4. Mampu berperan sebagai penyelaras yang sangat bijaksana dan adil namun tidak kehilangan pendirian.

5. Mampu mengendalikan diri, dan menghindarkan terjadinya debat serta tidak berbicara bertele-tele.

B. Komunikasi Lisan dalam Wawancara

Komunikasi lisan dalam wawancara sangatlah diperlukan karena peran dalam komunikasi ini dapat digunakan sebagai umpan balik secara langsung oleh penerima. Komunikasi lisan dalam wawancara yaitu seperti bertatap muka dan melibatkan interaksi langsung dengan pewawancara.

C. Komunikasi Lisan dalam Bernegosiasi

Menurut Oliver, Negosiasi merupakan sebuah transaksi dimana kedua belah pihak mempunyai hak atas hasil akhir. Hal ini memerlukan persetujuan kedua belah pihak sehingga terjadi proses yang saling memberi dan menerima sesuatu untuk mencapai suatu kesepakatan bersama. Komunikasi negoisasi memiliki tahap-tahap proses sebagai berikut:

1. Tahap Komunikasi Fact-finding

Mencari atau mengumpulkan fakta-fakta data yang berhubungan dengan kegiatan bisnis lawan sebelum melakukan negoisasi.

2. Tahap Planning (Rencana)

Sebelum bernegosiasi atau berbicara susunlah dalam garis besar pesan yang hendak disampaikan.

3. Tahap Penyampaian

Lakukan negosiasi atau sampaikan pesan dalam bahasa lawan atau penerima. Pilihlah kata-kata yang mencerminkan citra dan spesifik nyata, hindari timbulnya makna ganda terhadap kata yang disampaikan.

4. Tahap Umpan Balik

Untuk mengetahui persamaan makna yang disampaikan dengan yang ditangkap lawan negosiasi bisnis kita.

5. Tahap Evaluasi

Sangat diperlukan untuk menilai apakah tujuan berkomunikasi atau negosiasi sudah tercapai, apakah perlu diadakan lagi atau perlu kah menggunakan cara-cara untuk mencapai hasil yang lebih baik.

Sumber:

1. http://elearning.gunadarma.ac.id/docmodul/komunikasi_bisnis/bab5-komunikasi_dalam_pertemuan_dan_rapat.pdf

2. http://www.slideshare.net/nurpadhilah/komunikasi-dan-negosiasi-communication-negotiation

Presentasi Bisnis

A. Persiapan Dasar Presentasi Bisnis

Ada beberapa persiapan dasar dalam presentasi bisnis, yaitu:

1. Penguasaan terhadap topik atau materi yang akan dipresentasikan

2. Penguasaan berbagai alat bantu presentasi dengan baik

3. Menganalisis audiens

4. Menganalisis berbagai lingkungan lokasi atau tempat untuk presentasi

B. Penggunaan Alat Bantu dalam Presentasi

Berbagai alat bantu persentasi bisnis diantara lain:

1. Blackboard & Whiteboard

a. Kelebihan: Fleksibilitas dalam penulisannya, kemudahan dalam melakukan koreksi, dapat merangkum pendapat peserta maupun pembicara pada saat yang sama.

b. Kekurangan: Tulisan tangan seringkali sulit dibaca, pembicara menutupi peserta saat menulis, pembicara tidak dapat menulis dan berbicara pada saat yang sama.

2. Flip Charts

a. Kelebihan: Fleksibilitas dalam penulisannya, pembicara dapat mempersiapkan penulisannya sebelum presentasi, pembicara dapat merujuk catatan sebelumnya, biaya relative lebih murah dan bisa diletakkan dimana saja.

b. Kekurangan: Sukar dibaca karena keterbatasan tuisan tangan, pembicara sering menutupi peserta saat menulis, pembicara tidak dapat menulis dan berbicara pada saat yang sama.

3. Transparasi Overhead Projector Keunggulan

a. Kelebihan: Cepat dan murah jika menggunakan fotocopy, layar tetap jelas walaupun dalam ruangan terang, informasi dapat ditampilkan secara progresif meskipun manual, overhead projector banyak tersedia diberbagai tempat pertemuan.

b. Kekurangan: Kualitas transparasinya jelek jika ditulis dengan tangan, umumnya hasil fotocopy adalah hitam putih, pergantian secara manual sering mengganggu pembicara dan mengalihkan pembicaraan.

4. Slide

a. Kelebihan: Slide foto warna mudah pembuatannya, slide grafis berkualitas tinggi dapat dihasilkan oleh PC, daya tahan cukup tinggi dan hasil cetakan lebih kecil dan portable, dapat dimungkinkan slide 3D dan efek khusus lainnya.

b. Kekurangan: Proses produksi slide film 35mm memerlukan waktu cukup lama, harganya relative mahal.

5. Papan Elektronik

a. Kelebihan: Fleksibilitas dalam penulisan materi, koreksi dapat dilakukan dengan mudah, mampu menampilkan tulisan pembicara dan peserta pada layar, hasil cetakan dapat disimpan maupun diedarkan kepada peserta.

b. Kekurangan: Tulisan tangan peserta sering terhalang oleh pembicara saat menulis, hasi cetakan sering berkualitas rendah dan sukar dibaca jika tulisannya jelek.

6. Video Cassette Recorder (VCR)

a. Kelebihan: Sangat praktis, monitor TV dan VCR cukup banyak tersedia di perkantoran, video dapat menambah penguasaan materi dan sekaligus hiburan, tersedia pokook materi subjek termasuk pelatihan perusahaan dan program motivasional.

b. Kekurangan: Kualitas tampilan lebih rendah jika diproyeksikan dalam layar lebar, perlu kecermatan dalam memilih peralatan dan jenis yang digunakan, untuk peserta relative banyak, sarana video kurang efektif, diperlukan tenaga ahli khusus untuk operator video.

7. Panel LCD

a. Kelebihan: Proyeksi data secara langsung dari PC secara “real time”, proyeksi langsung memungkinkan tingkat interaktif semakin tinggi, panel LCD dapat diletakkan dibagian atas dari proyektor overhead standar.

b. Kekurangan: Panel LCD versi lama cenderung menghasilkan kualitas gambar yang jelek, keterbatasan kualitas gambar dari proyektor overhead karena rendahnya kekuatan watt, ada tiga peralatan yang diperlukan seperti computer, proyektor overhead dan panel LCD.

8. Proyektor LCD

a. Kelebihan: Tampilan data dilakukan secara “real time”, presentasi bisa dilakukan secara interaktif dengan audiens, dengan software presentasi maka tampilan presentasi menjadi semakin menarik karena yang ditampilkan dapat berupa data teks, suara dan video.

b. Kelemahan: LCD versi lama cenderung menghasilkan gambar yang kurang bagus, harga LCD proyektor masih relative mahal, peralatan yang diperlukan seperti computer, LCD proyektor dan layar.

C. Menganalisa Audiens

Untuk dapat menganalisis audiens maka diharuskan dapat menjawab pertanyaan sebagai berikut:

a. Siapa audiensnya?

b. Apa yang diinginkan audiens?

c. Dimana melakukan presentasi?

d. Kapan melakukan presentasi?

e. Mengapa melakukan presentasi?

f. Bagaimana melakukan presentasi?

D. Mempersiapkan Diri dan Mental

Di dalam suatu presentasi bisnis, mempersiapkan diri dan mental sangatlah diperlukan, terutama kepercayaan diri.  Bila pembicara tidak memiliki rasa percaya diri yang kuat maka penyampaian presentasi bisnis tidak akan mencapai tepat pada sasaran yang diinginkan. Ketidakpercayaan diri seseorang juga dapat diekspresikan dalam bentuk berbagai macam, seperti gemetar, bicara terputus-putus, tangan berkeringat dingin, mulut kering, terlalu banyak liur, tersengal-sengal, wajah tegang, tenggorokan tersumbat. Hal tersebut dapat dikendalikan dengan cara sebagai berikut:

1. Gemetar

Lakukan gerakan tubuh yang termotivasi oleh apa yang sedang disampaikan kepada audiens. Jangan mengendalikannya dengan mencengkram mimbar atau memasukkan tangan kedalam saku, karena hal itu dapat memperparah masalah.

2. Bicara Terputus-putus

Lepaskan kontak mata dengan audiens, sambil nafas dalam-dalam, dan hembuskan secara perlahan, sambil melihat catatan-catatan kecil. Lalu, fokuskan perhatian pada apa yang sedang disampaikan atau dipresentasikan dan bukan apa yang terlupakan.

3. Mulut Kering

Meminta dengan sediakan segelas air minum dengan cara langsung atau tidak langsung. Jika telah tersedia, pembicara dapat minum secukupnya, hindari mengunyah permen atau sejenisnya. Karena dapat mengganggu pengucapan kata dan tertelan tanpa sengaja.

4. Tenggorokan Tersumbat

Sebaiknya belajarlah diam-diam sambil tundukan kepala, katupkan bibir, buka bagian belakang tenggorokan, dan tarik udara masuk lewat hidung. Cara ini dapat melepaskan ketegangan yang terbentuk didalam tenggorokan.

5. Tersengal-sengal

Tundukkan kepala dan alihkan focus dari audiens, lipatkan lengan kiri menyilang bagian bawah perut, kendurkan bahu, tarik nafas dalam-dalam kebagian bawah perut, dan hembuskan secara perlahan lewat bibir.

Sumber:

1. http://slideplayer.info/slide/2728193/

2. http://dokumen.tips/documents/modul-presentasi-bisnis1.html