A. Pengertian dan Jenis Laporan Bisnis
Menurut Herta A.
Murphy dan Herbert W. Hildebrandt dalam bukunya Effective Business
Communications, definisi laporan bisnis (business report) adalah suatu laporan
yang memiliki sifat netral, tidak memihak, memiliki tujuan yang jelas, dan
berisi rencana penyajian fakta kepada seseorang atau lebih untuk tujuan bisnis
tertentu. Menurut Himstreet dan Baty dalam bukunya Business Communications,
laporan (bisnis) adalah suatu pesan-pesan objektif yang disusun secara teratur
dan digunakan untuk menyampaikan informasi dari suatu bagian organisasional
atau dari satu institusi /lembaga ke lembaga yang lain guna membantu
pengambilan keputusan atau pemecahan masalah.
Menurut jenisnya
suatu laporan dipengaruhi oleh formalitas dan panjangnya laporan. Jenis laporan
dapat bersifat informal (laporan singkat/short report) maupun formal (laporan
panjang/long report). Laporan informal meliputi laporan surat, dan laporan
cetak. Laporan formal sering disebut dengan laporan panjang.
1. Laporan Memorandum (Memorandum
Report)
Laporan yang menggunakan format memo didalamnya berisi
point-point kepada, dari, subjek, dan tanggal.
2. Laporan
Surat (Letter Report)
Laporan yang menggunakan format surat dengan kepala surat,
didalamnya berisi alamat, salm pembuka, penutup, tanda tangan, dan bagian
referensi.
3. Laporan dalam Bentuk Cetakan
Mempunyai judul yang sudah tercetak, instruksi, baris-baris
kosong.
4. Laporan Formal (Formal Report)
Biasanya lebih panjang daripada laporan informal.
B. Bagian Pokok dalam Laporan Bisnis
Bagian pokok dalam laporan bisnis meliputi:
1. Pendahuluan
- Pemberi kuasa
- Layout/rencana presentasi
- Masalah
- Maksud penulisan laporan
- Ruang Lingkup
- Metodologi
- Sumber primer atau sekunder
- Latar belakang
- Definisi istilah
- Keterbatasan
- Rekomendasi
2. Isi Teks (Laporan)
3. Penutup
- Rangkuman
- Kesimpulan
- Rekomendasi
- Rencana Tindakan
- Proposisi
C. Pengorganisasian Isi dalam Laporan
Bisnis
1. Cara Menyusun Tubuh Laporan Bisnis
a. Cara Deduktif adalah
menjelaskan ide pokook atau rekomendasi terlebih dahulu, sebelum hal yang
rinci.
b. Cara Induktif adalah
menjelaskan fakta terlebih dahulu, kemudian ide pokok, kesimpulan atau
rekomendasi.
2. Cara Menyusun Teks Laporan Bisnis
a. Membuat topik atau kriteria
b. Menyusun urutan atau
peristiwa. Laporan perkembangan dapat menggunakan aturan secara kronologis.
c. Mendeskripsikan suatu tempat,
apakah dirumah, perusahaan, atau gudang dengan cabang atau hal lainnya.
d. Mnejelaskan proses atau
prosedur, menelusuri tahapan, baik kebijakan, operasi mesin, atau tahapan
prosedur.
e. Menyusun urutan tingkat
pentingnya secara alphabet
f. Menyusun urutan tingkat
familiaritas, dari hal yang paling sederhana kemudian meningkat ke hal yang
lebih kompleks.
g. Menyusun sumber yang digunakan
h. Pemecahan masalah, membahas
masalah disertai dengan solusi
3. Metode Outline
a. Jenis judul
b. Format outline
D. Penulisan Laporan Singkat
Laporan singkat
kebanyakan hanya mencakup materi pendukung yang relative sedikit bagi
pencapaian komunikasi yang efektif. Laporan singkat dapat berupa memo ataupun
surat yang terdiri atas satu atau dua halaman. Secara umum, laporan singkat dalam
dunia bisnis jarang dilengkapi dengan preliminary parts (lembar halaman judul,
surat pengantar, daftar isi, rangkuman atau abstrak). Oleh sebab itu, laporan
singkat menekankan lebih pada tubuh (body) suatu lapporan yang mencakup
pembuka, hasil temuan, bahasa, dan bagian penutup. Laporan singkat mecakup
beberapa elemen penting dalam suatu laporan formal, diantaranya:
a. Gaya penulisan pribadi yang
menggunakan gaya penulisan orang pertama atau kedua
b. Grafik untuk lebih menekankan
penulisan
c. Judul dan sub-sub judul dalam
tubuh laporan
d. Format memo atau surat
E. Membuat Laporan Bisnis yang Baik
Ada tiga elemen dalam membuat laporan bisnis yang baik:
1. Akurat
Informasi harus
mengandung kebenaran, lengkap dan akurat. Apabila terjadi sebaliknya makan
informasi tersebut akan mengakibatkan terjadinya kemunduran, kemerosotan,
bahkan semakin memudarnya reputasi suatu organisasi dihadapan masyarakat.
a. Jelaskan fakta atau peristiwa yang terjadi
secara konkret
b. Laporkan semua fakta yang relevan
c. Tempatkan fakta yang ada dalam
suatu perspektif
d. Berilah bukti-bukti terhadap
kesimpulan yang dibuat
e. Sajikan hanya bukti yang valid
dan mendukung kesimpulan
f. Jaga bias pribadi dalam suatu
laporan
2. Keputusan yang Baik
Laporan bisnis
merupakan dokumen resmi yang dibaca oleh masyarakat luas, sudah sepantasnya
untuk menjaga etika bisnis. Karena laporan bisnis dibuat tidak hanya untuk
kepentingan pihak intern tetapi juga pada pihak ekstern organisasi.
3. Format, Gaya, dan Organisasi yang Resonsif
Sumber:
Tidak ada komentar:
Posting Komentar