A. Penentuan Proses Komposisi
Penyusunan
pesan-pesan bisnis meliputi tiga tahap, yaitu perencanaan, pengorganisasian,
dan revisi.
1. Perencanaan
Dalam fase
perencanaan (planning phase), dirancang hal-hal yang cukup mendasar, seperti
maksud/tujuan komunikasi, audiens yang akan menerima pesan, ide pokok (main
idea) yang akan disampaikan, dan saluran atau media yang akan digunakan untuk
menyampaikan pesan. Pada dasarnya, proses perencanaan meiputi tiga tahapan
penting yang perlu diperhatikan:
a. Mendefinisikan tujuan
b. Menganalisis audiens
c. Memilih saluran dan media
komunikasi yang akan digunakan
2. Pengorganisasian
Tahap berikutnya
adalah mengorganisasikan ide-ide dan selanjutnya dituangkan dalam bentuk draf. Proses
ini dimulai dengan merangkai kata, kalimat, paragraf, dan memilih ilustrasi
yang diperlukan untuk mendukung ide pokok bahasannya.
3. Revisi
Setelah ide-ide
ituangkan dalam kata-kata , kalimat, maupun paragraf, perhatikan apakah
kata-kata, kalimat dan paragraf tersebut telah diekspresikan dengan benar. Seluruh
maksud dan isi pesan harus ditelaah kembali dari sisi substansi pesan yang
ingin disampaikan maupun dari gaya penulisannya, struktur kalimat yang
digunakan dan bagaimana tingkat pemahamannya.
Kalau ternyata
belum sesuai, perlu dilakukan pengecekan sekaligus revisi/perbaikan-perbaikan
seperlunya, sehingga apa yang telah direncanakan sebelumnya dapat dicapai
seefektif mungkin.
B. Penentuan Tujuan
Tahap pertama
dalam merencanakan suatu pesan bisnis adalah memikirkan maksud atau tujuan
komunikasi. Sebelum memutuskan untuk menyampaikan pesan-pesan bisnis kepada
pihak lain, terlebih dahulu perlu menjawab tiga pertanyaan penting, yaitu
apakah tujuan tersebut realistis, apakah waktunya sudah tepat, dan apakah tujuannya
dapat diterima organisasi tersebut.
Untuk dapat melakukan hal itu, pertama anda harus
menentukan tujuan yang jelas dan dapat diukur , sesuai dengan tujuan
organisasi.
1. Mengapa Tujuan Harus
Jelas
Tujuan yang
jelas akan membantu mengarahkan pada pencapaian tujuan yang dikehendaki. Penentujuan
tujuan yang jelas bagi suatu organisasi akan dapat membantu proses pengambilan
keputusan yang mencakup antara lain:
a. Keputusan untuk meneruskan pesan
b. Keputusan untuk menanggapi audiens
c. Keputusan untuk memusatkan isi
pesan
d. Keputusan untuk menetapkan
media yang akan digunakan
2. Tujuan Komunikasi
Bisnis
Secara umum, ada tiga tujuan
komunikasi bisnis, yaitu:
a. Memberi informasi (informing)
b. Melakukan persuasi
(persuading)
c. Melakukan kolaborasi
(collaborating)
3. Cara Menguji Tujuan
Penentuan tujuan
yang baik tentunya harus mudah diaplikasikan dalam dunia nyata. Oleh sebab itu,
untuk menguji apakah suatu tujuan yang telah ditetapkan tersebut sudah baik
atau belum, perlu dilakukan pengujian dengan empat pertanyaan berikut:
a. Apakah tujuan tersebut realistik?
b. Apakah waktunya tepat?
c. Apakah orang yang mengirimkan
pesan suah tepat?
d. Apakah tujuannya selaras dengan
tujuan organisasi perusahaan?
C. Analisis Audience
Bila komunikasi
telah memiliki maksud dan tujuan yang jelas, langkah berikutnya adalah
memperhatikan audiens yang akan dihadapi. Berikut ini ada beberapa cara untuk
menganalisis audience:
1. Cara Mengembangkan
Profil Audience
Mengembangkan
suatu profil audience boleh dikatakan gampang-gampang susah. Gampang, jika lawan
komunikasi adalah komunikator yang sudah kita kenal dengan baik. Sulit, apabila
yang menjadi audience adalah orang yang sama sekali belum kita kenal,
komunikator tidak pernah mendengar nama mereka,maka komunikator perlu melakukan
investigasi untuk mengantisipasi mereka.
a. Menentukan ukuran dan komposisi
audience
b. Siapa audience nya
c. Reaksi audience
d. Tingkat pemahaman audience
e. Hubungan komunikator dengan
audience
2. Cara Memuaskan
Audience akan Kebutuhan Informasi
Kunci komunikasi
yang efektif adalah dengan menentukan kebutuhan informasi audience, dan
selanjutnya berusaha memenuhi kebutuhan tersebut. Ada lima tahap yang
diperlukan untuk memenuhi kebutuhan audience, yaitu:
a. Temukan/cari apa yang
diinginkan oleh audience
b. Antisipasi pertanyaan yang
tidak diungkapkan
c. Berikan semua informasi yang
diperlukan
d. Pastikan bahwa informasinya
akurat
e. Tekankan ide-ide yang paling
menarik bagi audience
3. Cara Memuaskan
Kebutuhan Motivasional Audience
Dengan cara mengatur pesan-pesan
yang dapat diterima audiens dengan mudah.
D. Penentuan Ide Pokok
Ide pokok dapat
memotivasi orang-orang untuk melakukan apa yang diinginkan dengan menggabungkan
atau menyelaraskan tujuan/maksud pengirim pesan dengan tujuan mereka. Sebelum menentukan
ide pokok, ada hal-hal penting yang harus diidentifikasikan terlebih dahulu,
yaitu:
1. Tekhnik Curah
Pendapat
Beberapa tekhnik curah pendapat
yang dapat digunakan, antara lain:
a. Storyteller’s Tour
b. Random List
c. CFR (Conclusions, Findings,
Recommendations) Worksheet
d. Journalistic Approach
e. Question and Answer Chain
2. Pembatasan Cakupan
Secara umum,
penyajian informasi rutin kepada audiens yang telah dikenal hendaknya
menggunakan kata-kata yang singkat. Cara ini juga dapat mebangkitkan rasa
hormat (respect) audience kepada komunikator.
E. Seleksi Saluran dan
Media
Pesan-pesan
bisnis harus sesuai dengan situasi yang ada. Ide-ide dapat disampaikan melaui
dua saluran, yaitu saluran lisan (oral) dan saluran tertulis (written).
1. Komunikasi Lisan
2. Komunikasi Tertulis
Sumber:
Tidak ada komentar:
Posting Komentar