Perencanaan Laporan Bisnis

A. Pengertian dan Jenis Laporan Bisnis

Menurut Herta A. Murphy dan Herbert W. Hildebrandt dalam bukunya Effective Business Communications, definisi laporan bisnis (business report) adalah suatu laporan yang memiliki sifat netral, tidak memihak, memiliki tujuan yang jelas, dan berisi rencana penyajian fakta kepada seseorang atau lebih untuk tujuan bisnis tertentu. Menurut Himstreet dan Baty dalam bukunya Business Communications, laporan (bisnis) adalah suatu pesan-pesan objektif yang disusun secara teratur dan digunakan untuk menyampaikan informasi dari suatu bagian organisasional atau dari satu institusi /lembaga ke lembaga yang lain guna membantu pengambilan keputusan atau pemecahan masalah.

Menurut jenisnya suatu laporan dipengaruhi oleh formalitas dan panjangnya laporan. Jenis laporan dapat bersifat informal (laporan singkat/short report) maupun formal (laporan panjang/long report). Laporan informal meliputi laporan surat, dan laporan cetak. Laporan formal sering disebut dengan laporan panjang.

1. Laporan Memorandum (Memorandum Report)                      

Laporan yang menggunakan format memo didalamnya berisi point-point kepada, dari, subjek, dan tanggal.

2. Laporan Surat (Letter Report)

Laporan yang menggunakan format surat dengan kepala surat, didalamnya berisi alamat, salm pembuka, penutup, tanda tangan, dan bagian referensi.

3. Laporan dalam Bentuk Cetakan

Mempunyai judul yang sudah tercetak, instruksi, baris-baris kosong.

4. Laporan Formal (Formal Report)

Biasanya lebih panjang daripada laporan informal.

B. Bagian Pokok dalam Laporan Bisnis

Bagian pokok dalam laporan bisnis meliputi:

1. Pendahuluan

• Pemberi kuasa
• Layout/rencana presentasi
• Masalah
• Maksud penulisan laporan
• Ruang Lingkup
• Metodologi
• Sumber primer atau sekunder
• Latar belakang
• Definisi istilah
• Keterbatasan
• Rekomendasi

2. Isi Teks (Laporan)

3. Penutup

• Rangkuman
• Kesimpulan
• Rekomendasi
• Rencana Tindakan
• Proposisi

C. Pengorganisasian Isi dalam Laporan Bisnis

1. Cara Menyusun Tubuh Laporan Bisnis

a. Cara Deduktif adalah menjelaskan ide pokook atau rekomendasi terlebih dahulu, sebelum hal yang rinci.

b. Cara Induktif adalah menjelaskan fakta terlebih dahulu, kemudian ide pokok, kesimpulan atau rekomendasi.

2. Cara Menyusun Teks Laporan Bisnis

a. Membuat topik atau kriteria

b. Menyusun urutan atau peristiwa. Laporan perkembangan dapat menggunakan aturan secara kronologis.

c. Mendeskripsikan suatu tempat, apakah dirumah, perusahaan, atau gudang dengan cabang atau hal lainnya.

d. Mnejelaskan proses atau prosedur, menelusuri tahapan, baik kebijakan, operasi mesin, atau tahapan prosedur.

e. Menyusun urutan tingkat pentingnya secara alphabet

f. Menyusun urutan tingkat familiaritas, dari hal yang paling sederhana kemudian meningkat ke hal yang lebih kompleks.

g. Menyusun sumber yang digunakan

h. Pemecahan masalah, membahas masalah disertai dengan solusi

3. Metode Outline

a. Jenis judul

b. Format outline

D.  Penulisan Laporan Singkat

Laporan singkat kebanyakan hanya mencakup materi pendukung yang relative sedikit bagi pencapaian komunikasi yang efektif. Laporan singkat dapat berupa memo ataupun surat yang terdiri atas satu atau dua halaman. Secara umum, laporan singkat dalam dunia bisnis jarang dilengkapi dengan preliminary parts (lembar halaman judul, surat pengantar, daftar isi, rangkuman atau abstrak). Oleh sebab itu, laporan singkat menekankan lebih pada tubuh (body) suatu lapporan yang mencakup pembuka, hasil temuan, bahasa, dan bagian penutup. Laporan singkat mecakup beberapa elemen penting dalam suatu laporan formal, diantaranya:

a. Gaya penulisan pribadi yang menggunakan gaya penulisan orang pertama atau kedua

b. Grafik untuk lebih menekankan penulisan

c. Judul dan sub-sub judul dalam tubuh laporan

d. Format memo atau surat

E. Membuat Laporan Bisnis yang Baik

Ada tiga elemen dalam membuat laporan bisnis yang baik:

1. Akurat

Informasi harus mengandung kebenaran, lengkap dan akurat. Apabila terjadi sebaliknya makan informasi tersebut akan mengakibatkan terjadinya kemunduran, kemerosotan, bahkan semakin memudarnya reputasi suatu organisasi dihadapan masyarakat.

a.  Jelaskan fakta atau peristiwa yang terjadi secara konkret

b.  Laporkan semua fakta yang relevan

c. Tempatkan fakta yang ada dalam suatu perspektif

d. Berilah bukti-bukti terhadap kesimpulan yang dibuat

e. Sajikan hanya bukti yang valid dan mendukung kesimpulan

f. Jaga bias pribadi dalam suatu laporan

2. Keputusan yang Baik

Laporan bisnis merupakan dokumen resmi yang dibaca oleh masyarakat luas, sudah sepantasnya untuk menjaga etika bisnis. Karena laporan bisnis dibuat tidak hanya untuk kepentingan pihak intern tetapi juga pada pihak ekstern organisasi.

3. Format, Gaya, dan Organisasi yang Resonsif

Sumber:

1. https://books.google.co.id/books?id=w79QIGDDjgYC&pg=PA122&lpg=PA122&dq=pengertian+dan+jenis+laporan+bisnis&source=bl&ots=6YHroTvspE&sig=-4jMITpengNZ8ZRyb1YoYPrFTfI&hl=id&sa=X&ved=0ahUKEwiR3eH_lIbNAhXBsI8KHQEEAsQ4ChDoAQgZMAA#v=onepage&q=pengertian%20dan%20jenis%20laporan%20bisnis&f=false

2. http://dokumen.tips/documents/pengorganisasian-pesan.html

3. http://documents.tips/documents/kombis-penulisan-laporan-singkat.html

Pengorganisasian dan Revisi Pesan-pesan Bisnis

A. Pengorganisasian Melalui Outline

Pada dasarnya, untuk mencapai pengorganisasian yang baik diperukan dua tahapan, yaitu:

1. Mendefinisikan dan Mengelompokkan Ide-ide

Memutuskan apa yang harus dikatakan adalah masalah mendasar bagi setiap komunikator yang harus dipecahkan. Bila menyusun pesan yang panjang dan kompleks, outline sangat diperlukan dan menjadi penting artinya. Karena dengan adanya outline akan membantu memvisualisasikan hubungan antara bagian yang satu dengan bagian yang lainnya. Di samping itu, outline juga akan menuntun  untuk mengomunisasikan ide-ide dengan cara yang lebih sistematik, efisien, dan efektif. Melalui perencanaan yang baik, outline dapat membantu mengekspresikan transisi antara ide-ide sehingga audiens akan mengerti dan memahami pola pemikiran tersebut.

Susunan suatu outline secara garis besar dapat digolongkan ke dalam tiga golongan:

a. Mulailah dengan ide pokok

b. Nyatakan point-point pendukung yang penting

c. Ilustrasi dengan bukti-bukti

2. Menentukan Urutan dengan Rencana Organisasional

a. Pendekatan Langsung (Direct Approach)

Pendekatan ini sering disebut dengan istilah pendekatan deduktif. Ide pokok muncul paling awal, kemudian diikuti dengan bukti-bukti pendukungnya. Pendekatan ini digunakan apabila reaksi audiens cenderung positif atau menyenangkan.

b. Pendekatan Tidak Langsung (Indirect Approach)

pendekatan ini sering disebut juga dengan pendekatan induktif, dimana bukti-bukti muncul terlebih dahulu, kemudian diikuti dengan ide-ide pokoknya. Pendekatan ini digunakan apabila reaksi audiens cenderung negative atau tidak menyenangkan.

Setelah menganalisis kemungkinanreaksi para audiens dan memilih suatu pendekatan umum, maka dapat meilih rencana organisasional yang paling cocok sebagai berikut:

• Direct Request: dapat menggunakan pendekatan langsung
• Pesan-pesan Rutin, Good News, atau Goodwill: lebih cocok menggunakan pendekatan langsung
• Pesan-pesan Bad News: Pendekatan yang dapat diterapkan adalah pendekatan tak langsung
• Pesan-pesan Persuasif: dapat menggunakan pendekatan tak langsung

B. Pemilihan Kata yang Tepat

Pemilihan kata merupakan cara memilih kata-kata digunakan untuk mencurahkan ide atau pikiran dalam sebuah kalimat. Agar pesan yang terkandung di dalam kalimat mudah dimengerti, maka harus bisa memiih kata-kata yang tepat dengan sebaik-baiknya. Oleh karena itu, agar maksud penyampaian pesan-pesan bisnis dapat tercapai, maka hal-hal yang perlu diperhatikan sebagai berikut:

1. Memilih kata-kata yang familiar

2. Memilih kata-kata yang singkat

3. Memilih kata-kata yang bermakna tunggal

C. Membuat Kalimat yang Efektif

Kalimat efektif merupakan bentuk kalimat yang dengan sadar dan sengaja disusun agar memiliki daya informasi yang tepat dan baik. Kalimat efektif harus sesuai dengan kaidah bahasa (minimal memiliki unsur subjek dan predikat), singkat (tidak berbelit-belit), enak dibaca, dan sopan.

Dalam menyusun suatu kalimat, perlu diperhatikan tiga hal, yaitu kesatuan pikiran, kesatuan susunan, dan kelogisan. Setiap kalimat, paling tidak terdiri atas subjek dan predikat. Setiap subjek dalam suatu kalimat akan menjawab pertanyaan “siapa” atau “apa” yang melakukan kata kerja (predikat)”.

Sumber:

1. https://books.google.co.id/books?id=NqowMZkeX3AC&pg=PT86&lpg=PT86&dq=Pengorganisasian+Melalui+Outline&source=bl&ots=GzMRk2gzjV&sig=r19h4fH_fObIzsoWOHBIban1V8o&hl=id&sa=X&ved=0ahUKEwjh94n72oTNAhUhT48KHTj-C3w4ChDoAQgZMAA#v=onepage&q=Pengorganisasian%20Melalui%20Outline&f=false

2. https://books.google.co.id/books?id=w79QIGDDjgYC&pg=PA75&lpg=PA75&dq=pemilihan+kata+yang+tepat+dalam+pengorganisasian+dan+revisi+pesan-pesan+bisnis&source=bl&ots=6YHroOxznB&sig=nQkpeM0B5YEkbgDqcsbxTolj6U8&hl=id&sa=X&ved=0ahUKEwiV3Mfa5ITNAhVDOJQKHT-nC284ChDoAQhBMAc#v=onepage&q=pemilihan%20kata%20yang%20tepat%20dalam%20pengorganisasian%20dan%20revisi%20pesan-pesan%20bisnis&f=false

Perencanaan Pesan-Pesan Bisnis

A. Penentuan Proses Komposisi

Penyusunan pesan-pesan bisnis meliputi tiga tahap, yaitu perencanaan, pengorganisasian, dan revisi.

1. Perencanaan

Dalam fase perencanaan (planning phase), dirancang hal-hal yang cukup mendasar, seperti maksud/tujuan komunikasi, audiens yang akan menerima pesan, ide pokok (main idea) yang akan disampaikan, dan saluran atau media yang akan digunakan untuk menyampaikan pesan. Pada dasarnya, proses perencanaan meiputi tiga tahapan penting yang perlu diperhatikan:

a. Mendefinisikan tujuan

b. Menganalisis audiens

c. Memilih saluran dan media komunikasi yang akan digunakan

2. Pengorganisasian

Tahap berikutnya adalah mengorganisasikan ide-ide dan selanjutnya dituangkan dalam bentuk draf. Proses ini dimulai dengan merangkai kata, kalimat, paragraf, dan memilih ilustrasi yang diperlukan untuk mendukung ide pokok bahasannya.

3. Revisi

Setelah ide-ide ituangkan dalam kata-kata , kalimat, maupun paragraf, perhatikan apakah kata-kata, kalimat dan paragraf tersebut telah diekspresikan dengan benar. Seluruh maksud dan isi pesan harus ditelaah kembali dari sisi substansi pesan yang ingin disampaikan maupun dari gaya penulisannya, struktur kalimat yang digunakan dan bagaimana tingkat pemahamannya.

Kalau ternyata belum sesuai, perlu dilakukan pengecekan sekaligus revisi/perbaikan-perbaikan seperlunya, sehingga apa yang telah direncanakan sebelumnya dapat dicapai seefektif mungkin.

B. Penentuan Tujuan

Tahap pertama dalam merencanakan suatu pesan bisnis adalah memikirkan maksud atau tujuan komunikasi. Sebelum memutuskan untuk menyampaikan pesan-pesan bisnis kepada pihak lain, terlebih dahulu perlu menjawab tiga pertanyaan penting, yaitu apakah tujuan tersebut realistis, apakah waktunya sudah tepat, dan apakah tujuannya dapat diterima organisasi tersebut.

Untuk  dapat melakukan hal itu, pertama anda harus menentukan tujuan yang jelas dan dapat diukur , sesuai dengan tujuan organisasi.

1. Mengapa Tujuan Harus Jelas

Tujuan yang jelas akan membantu mengarahkan pada pencapaian tujuan yang dikehendaki. Penentujuan tujuan yang jelas bagi suatu organisasi akan dapat membantu proses pengambilan keputusan yang mencakup antara lain:

a. Keputusan untuk meneruskan pesan

b. Keputusan untuk menanggapi audiens

c. Keputusan untuk memusatkan isi pesan

d. Keputusan untuk menetapkan media yang akan digunakan

2. Tujuan Komunikasi Bisnis

Secara umum, ada tiga tujuan komunikasi bisnis, yaitu:

a. Memberi informasi (informing)

b. Melakukan persuasi (persuading)

c. Melakukan kolaborasi (collaborating)

3. Cara Menguji Tujuan

Penentuan tujuan yang baik tentunya harus mudah diaplikasikan dalam dunia nyata. Oleh sebab itu, untuk menguji apakah suatu tujuan yang telah ditetapkan tersebut sudah baik atau belum, perlu dilakukan pengujian dengan empat pertanyaan berikut:

a. Apakah tujuan tersebut realistik?

b. Apakah waktunya tepat?

c. Apakah orang yang mengirimkan pesan suah tepat?

d. Apakah tujuannya selaras dengan tujuan organisasi perusahaan?

C. Analisis Audience

Bila komunikasi telah memiliki maksud dan tujuan yang jelas, langkah berikutnya adalah memperhatikan audiens yang akan dihadapi. Berikut ini ada beberapa cara untuk menganalisis audience:

1. Cara Mengembangkan Profil Audience

Mengembangkan suatu profil audience boleh dikatakan gampang-gampang susah. Gampang, jika lawan komunikasi adalah komunikator yang sudah kita kenal dengan baik. Sulit, apabila yang menjadi audience adalah orang yang sama sekali belum kita kenal, komunikator tidak pernah mendengar nama mereka,maka komunikator perlu melakukan investigasi untuk mengantisipasi mereka.

a. Menentukan ukuran dan komposisi audience

b. Siapa audience nya

c. Reaksi audience

d. Tingkat pemahaman audience

e. Hubungan komunikator dengan audience

2. Cara Memuaskan Audience akan Kebutuhan Informasi

Kunci komunikasi yang efektif adalah dengan menentukan kebutuhan informasi audience, dan selanjutnya berusaha memenuhi kebutuhan tersebut. Ada lima tahap yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan audience, yaitu:

a. Temukan/cari apa yang diinginkan oleh audience

b. Antisipasi pertanyaan yang tidak diungkapkan

c. Berikan semua informasi yang diperlukan

d. Pastikan bahwa informasinya akurat

e. Tekankan ide-ide yang paling menarik bagi audience

3. Cara Memuaskan Kebutuhan Motivasional Audience

Dengan cara mengatur pesan-pesan yang dapat diterima audiens dengan mudah.

D. Penentuan Ide Pokok

Ide pokok dapat memotivasi orang-orang untuk melakukan apa yang diinginkan dengan menggabungkan atau menyelaraskan tujuan/maksud pengirim pesan dengan tujuan mereka. Sebelum menentukan ide pokok, ada hal-hal penting yang harus diidentifikasikan terlebih dahulu, yaitu:

1. Tekhnik Curah Pendapat

Beberapa tekhnik curah pendapat yang dapat digunakan, antara lain:

a. Storyteller’s Tour

b. Random List

c. CFR (Conclusions, Findings, Recommendations) Worksheet

d. Journalistic Approach

e. Question and Answer Chain

2. Pembatasan Cakupan

Secara umum, penyajian informasi rutin kepada audiens yang telah dikenal hendaknya menggunakan kata-kata yang singkat. Cara ini juga dapat mebangkitkan rasa hormat (respect) audience kepada komunikator.

E. Seleksi Saluran dan Media

Pesan-pesan bisnis harus sesuai dengan situasi yang ada. Ide-ide dapat disampaikan melaui dua saluran, yaitu saluran lisan (oral) dan saluran tertulis (written).

1. Komunikasi Lisan

2. Komunikasi Tertulis

Sumber:

1. https://books.google.co.id/books?id=NqowMZkeX3AC&pg=PT71&lpg=PT71&dq=penentuan+proses+komposisi&source=bl&ots=GzMRj8nFfV&sig=rZfr73xXsiEoYUmdlH_-Hp9M160&hl=id&sa=X&ved=0ahUKEwiixbWO4oPNAhXJKY8KHXHlDhEQ6AEIUTAI#v=onepage&q=penentuan%20proses%20komposisi&f=false