A. Peranan Komunikasi dalam Bisnis
Arti penting
komunikasi dalam bisnis juga merupakan
sarana atau alat untuk menciptakan
jalinan pengertian yang sama dan serasi serta menimbulkan dasar tindakan
serta dasar terbentuknya kerja sama. Peranan komunikasi dapat diformulasikan
menjadi beberapa bagian, yaitu:
1. Sebagai alat untuk menciptakan kesamaan pengertian
2. Sebagai alat untuk menggerakkan perbuatan atau reaksi
pesan (komunikator)
Jadi, hal inilah yang perlu kita
sadari bahwa komunikasi adalah alat, dengan kata lain ialah alat dalam
berkomunikasi dalam bisnis dapat terjalin lancar dalam bekerja sama.
B. Tujuan dari Komunikasi dalam
Bisnis
Secara umum, komunikasi bisnis memiliki tiga tujuan,
diantara lain:
1. Memberi Informasi (Informing)
Tujuan ini
memberikan informasi yang berkaitan dengan dunia bisnis kepada pihak lain,
sebagai contoh: seorang pemimpin perusahaan ingin mendapatkan pegawai yang
diharapkan, maka ia memasang iklan melalui mass media, situs web di internet,
dalam hal ini setiap media mempunyai kelebihan dan kekurangan yang dilihat dari
jangkauan dan biayanya, untuk itu harus memilih media mana yang akan dipilih.
Tergantung pada kebijakan perusahaan dengan melihat kemampuan internal pada
perusahaan tersebut.
2. Persuasi (Persuading)
Tujuan ini
memberikan persuasi kepada pihak lain agar apa yang disampaikan dapat dipahami
dengan baik dan juga benar, hal ini sering dilakukan terutama yang berkaitan
dengan penegasan konfirmasi pesanan atau negoisasi pada pelanggan supaya kedua
belah pihak memperoleh manfaat secara bersama-sama tanpa ada yang merasa
dirugikan.
3. Kolaborasi (Collaborating)
Tujuan ini sudah
pasti melakukan kolaborasi atau kerja sama antara seseorang dengan orang lain,
yaitu dengan melalui jalinan komunikasi
bisnis tersebut seseorang dengan mudah melakukan kerjasama dalam bisnis,
seiring dengan kemajuan tekhnologi komunikasi yang canggih maka seseorang dapat
menggunakan telepon, facsimile, telepon genggam, internet, dan lain sebagainya.
C. Umpan Balik dan Bentuk-bentuknya
Umpan
balik di dalam proses komunikasi, Wilbur Schramm dikutip dan diterjemahkan oleh
Effendi dalam bukunya dalam “Dimensi-dimensi Komunikasi” menyatakan
bahwa: “Komunikasi akan berhasil, apabila pesan yang disampaikan komunikator
cocok dengan frame of reference – yakni pengalaman dan pengertian (collection
of experiences and meanings) – yang diperoleh komunikan”. Selanjutnya, bila
menurut Schramm bahwa bidang pengalaman komunikator sama dengan bidang
pengalaman komunikan, dan komunikasi pun akan berlangsung lancar. Begitu pula
sebaliknya, apabila pengalaman komunikan berlainan maka terdapat kesukaran
untuk mengerti satu sama lain. Dengan demikian proses komunikasi yang dimana
komunikator berusaha memahami serta menyesuaikan diri dengan frame of reference
dan field of experience dari komunikan yang gilirannya akan berusaha memaknai
pesan dari komunikator tersebut, sehingga muncul tanggapan dari komunikan
terhadap komunikator yang disebut umpan balik (feedback). Umpan balik
(feedback) sangatlah penting karena dapat menilai proses komunikasi yang telah
berhasil dalam membuahkan suatu efek, dan umpan balik tidak menunjukkan setiap
perilaku, akan tetapi menunjukkan hubungan antara perilaku komunikator,
tanggapan komunikan dan tanggapannya kepada perilaku komunikator selanjutnya. Ada
beberapa bentuk didalam umpan balik (feedback):
1. Umpan Balik Langsung
(Immediate Feedback)
Umpan balik
langsung yang terjadi dalam Komunikasi Interpersonal dan dalam komunikasi
kelompok kecil yang komunikator dapat melihat bahkan mendengar komunikan secara
langsung.
2. Umpan Balik Tertunda (Delayed
Feedback)
Umpan Balik yang
terjadi dalam berbagai jenis situasi komunikasi, akan tetapi lebih sering
terjadi pada komuniksi massa. Dalam komunikasi massa, umpan balik bersifat
selektif, komunikator hanya memperoleh wawasan mengenai bagaimana sebagian
kecil dari komunikan merasakan tentang pesan yang disampaikannya, dan biasanya datang
pun agak lambat.
3. Zero Feedback
Umpan balik
dalam pesan yang tidak dapat dimengerti oleh komunikan.
4. Positive Feedback
Umpan balik yang
pesannya dapat dimengerti oleh komunikan.
5. Neutral Feedback
Umpan balik yang
responnya tidak memihak atau tidak mendukung bahkan menentang.
6. Negative Feedback
Umpan balik yang
responnya bersifat merugikan atau menyudutkan komunikator maupun sumber.
Apabila menurut
Dickson yang dikutip oleh Roger B. Ellis, Robert J. Gates, an Neil Kenworthy
dalam buku “Komunikasi Interpersonal dalam Keperawatan” membedakan bahwa
terdapat dua jenis umpan balik (feedback), antara lain:
1. Umpan Balik Instrinsik yaitu
bagian integral dari setiap interaksi. Informasi pun akan tersedia dari orang
lain yang terlibat selama suatu interaksi menunjukkan respon mereka terhadap
intervensi tertentu. Dengan belajar memperhatikan umpan balik selama interaksi
dan kemudian berespon sesuai dengannya merupakan suatu unsur penting dari komunikasi
yang efektif.
2. Umpan Balik Ekstrinsik
merupakan informasi eksplisit yang disediakan orang lain secara langsung
berhubungan dengan interaksi atau tambahan pada interaksi yang sebenarnya.
D. Kesalahpahaman dalam Berkomunikasi
Di dalam
berkomunikasi mungkin terdapat hal-hal yang berkecenderungan tidak dapat
dimengerti oleh penerima pesan dengan baik. Hal ini dapat disebabkan oleh factor
penghambat komunikasi antara pengirim dan penerima pesan. Faktor-faktor penghambat
komunikasi diantaranya:
1. Masalah dalam Mengembangkan
Pesan
Sumber masalah
potensial dalam mengembangkan suatu pesan ialah memformulasikan suatu pesan,
hal ini dapat mencakup munculnya keraguan-keraguan tentang isi pesan, kurang
terbiasa dengan situasi yang ada atau penerima, pertentangan emosional, atau
kesulitan dalam mengekspresikan ide atau suatu gagasan. Apabila seseorang gagal
dalam mengembangkan pesan, maka proses komunikasi akan memulai suatu yang
salah, dan pada akhirnya membawa kegagalan yang berkelanjutan atau
terus-menerus.
2. Masalah Menyampaikan Pesan
Komunikasi bisa
juga terganggu karena munculnya masalah dalam mendapatkan pesan dari pengirim
kepada penerima. Terlebih jelasnya ialah faktor fisik, misalnya sambungan kabel
yang buruk, akustik yang lemah, dan tindasan yang tidak terbaca. Meskipun gangguan-gangguan
tampaknya hanya sepele, tetapi mereka dapat memblok atau mengganggu suatu
pesan.
3. Masalah dalam Menerima Pesan
Sama halnya
dengan penyampaian pesan, menerima pesan juga tak luput dari adanya suatu
masalah. Masalah yang mucul antara lain adanya persaingan antara penglihatan
dengan suara, kursi yang tidak nyaman, lampu yang kurang terang, dan kondisi
lain yang bisa mengganggu konsentrasi penerima tersebut.
4. Masalah dalam Menafsirkan
Pesan
Walaupun suatu
pesan mungkin dapat hilang selama proses penyampaian pesan terjadi, namun
masalah terbesarnya ialah pada mata rantai terakhir yang dimana suatu pesan
ditafsirkan oeh penerima pesan. Seperti perbedaan latar belakang, perbedaan
bahasa, dan pernyataan emosional yang dapat menimbulkan kesalah pahaman antara
pemberi dan penerima pesan.
E. Memperbaiki Komunikasi dalam Organisasi
Di dalam suatu
organisasi, tentu harus memiliki komunikasi yang baik akan tetapi bagaimana
jika terjadi hambatan komunikasi dalam organisasi? Tentu saja hal itu harus
diperbaiki agar komunikasi menjadi lebih baik dan efektif dalam organisasi. Cara
yang dilakukan agar dapat memperbaiki komunikasi di dalam suatu organisasi
ialah sebagai berikut:
1. Buatlah Pesan Secara Lebih
Berhati-hati
Langkah ini
perlu diperhatikan dalam berkomunikasi dan perhatikan apa yang menjadi maksud
dan tujuan dalam berkomunikasi. Katakan apa yang dikehendaki oleh komunikan tersebut
dengan menggunakan bahasa yang jelas, sederhana, dan mudah dipahami, juga
jelaskan point-point yang terpenting.
2. Minimisasi
Gangguan dalam Proses Komunikasi
Melalui pemilihan
saluran komunikasi secara berhati-hati, maka dapat membantu komunikan
memperhatikan pesan apa yang ingin disampaikan.
3. Mempermudah Upaya Umpan Balik
Hal ini perlu
dilakukan agar memberikan suatu manfaat yang cukup berarti, maka seseorang
harus dapat merencanakan bagaimana dan kapan suatu pesan yang disampaikan
kepada penerima dalam suatu organisasi.
Sumber:
2. Purwanto, Djoko. 2002. Komunikasi Bisnis. Jakarta:
Penerbit Erlangga.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar